Polityka prywatności AISpedytor

1. Operator usługi i kontakt

Usługa jest prowadzona pod marką AISpedytor przez KACPER BOROWICZ, NIP 9492254253. W sprawach dotyczących usługi, prywatności, realizacji praw osób oraz usunięcia konta skontaktuj się pod adresem biuro@aispedytor.eu. Adres siedziby, forma działalności i dane kontaktowe strony umowy wymagają potwierdzenia przed finalnym opublikowaniem dokumentów.

Jeżeli dana firma wykorzystuje AISpedytor do organizacji pracy swoich kierowców, w sprawach dotyczących danych służbowych pierwszym punktem kontaktu może być również ta firma jako administrator danych.

2. Role w przetwarzaniu danych

Operator AISpedytor jest administratorem danych zbieranych bezpośrednio na potrzeby kontaktu, zgłoszenia firmy, założenia i zabezpieczenia konta, obsługi usługi, rozliczeń, komunikacji własnej oraz rozwoju produktu.

W odniesieniu do danych transportowych, dokumentów CMR/POD, kosztów, danych kierowców, lokalizacji, wiadomości i danych tachografu wprowadzanych przez klienta AISpedytor działa co do zasady jako podmiot przetwarzający na polecenie firmy.

3. Kategorie danych

Zakres zależy od używanych modułów i nadanych uprawnień. Nie każdy użytkownik ani klient przekazuje wszystkie niżej wskazane dane.

4. Cele i podstawy prawne

Dane są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy i wykonania umowy, zapewnienia logowania i bezpieczeństwa, obsługi transportów, dokumentów, kosztów, komunikacji, powiadomień oraz pomocy technicznej.

W uzasadnionym interesie mogą być przetwarzane dane potrzebne do zapobiegania nadużyciom, ochrony roszczeń, zapewnienia ciągłości usługi, prowadzenia podstawowych statystyk oraz ulepszania produktu z poszanowaniem praw osób.

Jeżeli przepisy albo charakter narzędzia wymagają zgody — w szczególności dla opcjonalnego marketingu i technologii marketingowych — funkcja jest uruchamiana dopiero po jej udzieleniu. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

5. Aplikacja mobilna i uprawnienia

Aplikacja może prosić o aparat lub dostęp do wybranego pliku przy dodawaniu dokumentu, o powiadomienia przy komunikacji operacyjnej oraz o lokalizację przy funkcjach mapy, GPS lub ETA. Odmowa uprawnienia ogranicza funkcję, która go wymaga.

Zakres pracy w tle zależy od funkcji włączonych przez firmę i ustawień urządzenia. Aplikacja może przechować dane lokalnie podczas braku internetu i zsynchronizować je po odzyskaniu połączenia.

6. GPS, kierowcy i tachograf

Lokalizacja i dane czasu pracy mogą być danymi osobowymi. Firma uruchamiająca monitoring powinna poinformować kierowcę, określić cel, podstawę prawną, częstotliwość, czas monitoringu, retencję oraz osoby uprawnione.

AISpedytor nie zastępuje obowiązku informacyjnego pracodawcy ani formalnej analizy zgodności czasu pracy.

7. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być udostępniane osobom upoważnionym po stronie klienta oraz dostawcom infrastruktury i funkcji potrzebnych do świadczenia usługi. Aktualny wykaz znajduje się w publicznym rejestrze Podprocesorzy.

Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym tylko wtedy, gdy wynika to z obowiązującego prawa i prawidłowego żądania.

8. Transfery poza EOG

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane w RODO, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne oraz — gdy jest to potrzebne — dodatkowe środki techniczne i organizacyjne.

9. Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez czas świadczenia usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, realizacji obowiązków prawnych, bezpieczeństwa i obrony roszczeń. Dane testowe i niezweryfikowane zgłoszenia są usuwane lub anonimizowane, gdy nie są już potrzebne.

Dla danych powierzonych przez klienta okres może wynikać z jego instrukcji, umowy powierzenia i własnej polityki retencji. Po zakończeniu współpracy dane są zwracane, usuwane albo anonimizowane zgodnie z uzgodnieniami i prawem.

10. Prawa osób

W przypadkach przewidzianych prawem osoba może żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych, wnieść sprzeciw lub wycofać zgodę.

Osoba ma również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli AISpedytor przetwarza dane na zlecenie firmy, żądanie może wymagać współpracy z tą firmą jako administratorem.

11. AI i automatyzacja

Funkcje AI mogą analizować treść przesłaną przez użytkownika i przygotowywać podpowiedzi, tłumaczenia lub projekty wiadomości. Użytkownik powinien sprawdzić wynik przed wykorzystaniem go w pracy.

AISpedytor nie podejmuje wyłącznie automatycznie decyzji wywołujących istotne skutki prawne wobec kierowcy, pracownika lub innej osoby.

12. Usunięcie konta kierowcy

Żądanie usunięcia konta można rozpocząć w ustawieniach aplikacji albo przez publiczny formularz. Przed realizacją możemy zweryfikować tożsamość i powiązanie z właściwą firmą.

Dane, których dalsze przechowywanie jest wymagane prawem lub niezbędne do bezpieczeństwa, rozliczeń albo obrony roszczeń, mogą zostać zachowane w ograniczonym zakresie przez odpowiedni okres.

13. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosowane są środki obejmujące uwierzytelnienie, role i uprawnienia, oddzielenie danych organizacji, szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu do plików, rejestrowanie istotnych działań i ochronę sekretów integracji.

Polityka może być aktualizowana po zmianie funkcji, prawa lub dostawców. Data aktualizacji jest wskazana na początku dokumentu.