Dokument publiczny · kontrolowana beta
Polityka prywatności Spedytor AI
Ten dokument opisuje, jakie dane mogą być przetwarzane przy zgłoszeniu firmy do testów, korzystaniu z panelu Spedytor AI, aplikacji kierowcy, dokumentów CMR/POD, GPS/ETA, AI oraz modułów premium. Dokument jest przygotowany pod publiczne demo i kontrolowaną betę; przed płatną sprzedażą zostanie jeszcze zweryfikowany prawnie.
1. Administrator i kontakt
Spedytor AI działa obecnie jako kontrolowana beta z ręcznie nadawanym dostępem dla firm testujących. Kontakt do zgłoszeń, prywatności i obsługi dostępu: biuro@aispedytor.eu. Dokumenty publiczne opisują aktualny model testów i zostaną zweryfikowane przed uruchomieniem płatnej sprzedaży abonamentów.
Kontakt roboczy do spraw prywatności, zgłoszeń testowych i obsługi dostępu: biuro@aispedytor.eu.
2. Role w przetwarzaniu danych
W zakresie zgłoszeń firm do testów, kont użytkowników, bezpieczeństwa, komunikacji handlowej, rozwoju produktu i obsługi dostępu operator platformy może działać jako administrator danych.
W zakresie danych transportowych wprowadzanych przez firmę, dokumentów CMR/POD, danych kierowców, danych lokalizacyjnych, wiadomości operacyjnych i plików przekazywanych w ramach pracy firmy operator platformy co do zasady działa jako podmiot przetwarzający na rzecz firmy korzystającej z platformy.
3. Kategorie danych
Platforma może przetwarzać dane potrzebne do obsługi zgłoszenia, konta, firmy, transportu, dokumentów i komunikacji operacyjnej.
✓ dane firmy: nazwa, NIP, profil działalności, liczba pojazdów, potrzeby testowe
✓ dane użytkowników: imię, nazwisko, e-mail, telefon, rola w firmie, logi sesji
✓ dane kierowców: imię, telefon, pojazd, statusy, notatki, dokumenty i zdjęcia
✓ dane transportów: trasa, miejsca załadunku/rozładunku, status, ETA, dokumenty, historia zdarzeń
✓ dane lokalizacyjne i telematyczne, jeżeli firma włączy GPS/ETA lub integrację z providerem
✓ treści wiadomości, czatu, notatek, załączników i odpowiedzi generowanych przez AI
4. Cele przetwarzania
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia do testów, ręcznej weryfikacji firmy, utworzenia dostępu, świadczenia usługi SaaS, obsługi transportów, komunikacji z kierowcą, zarządzania dokumentami, wygenerowania podglądu klienta, poprawy bezpieczeństwa i rozwoju produktu.
W wybranych modułach dane mogą być używane do przygotowania podpowiedzi AI, analizy dokumentów, obliczania ETA, obsługi GPS, raportów DDD/tachografu oraz pomocy operacyjnej Assistance.
5. Podstawy prawne i zgody
Dla zgłoszeń testowych podstawą może być podjęcie działań przed zawarciem umowy, uzasadniony interes związany z kontaktem i rozwojem produktu oraz zgoda marketingowa, jeżeli została wyrażona.
Dla danych pracowników, kierowców, GPS i dokumentów transportowych firma korzystająca z platformy powinna samodzielnie ustalić właściwe podstawy prawne, obowiązki informacyjne, zakres dostępu i okres przechowywania.
6. Odbiorcy i usługi zewnętrzne
Dane mogą być powierzane dostawcom infrastruktury, hostingu, bazy danych, storage, poczty transakcyjnej, map, geokodowania, AI, telematyki, SMS/komunikacji oraz narzędzi analitycznych, jeżeli zostaną włączone.
Aktualna lista kategorii podprocesorów znajduje się na stronie Podprocesorzy i będzie uzupełniana wraz z uruchamianiem kolejnych usług.
7. Retencja danych
Dane zgłoszeniowe są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi testów, kontaktu i decyzji o przyznaniu dostępu. Dane kont, transportów i dokumentów są przechowywane przez okres korzystania z platformy oraz przez okres wynikający z obowiązków umownych, rozliczeniowych lub obrony roszczeń.
Dane GPS, historia czatu, dokumenty i logi powinny mieć osobne okresy retencji ustalone w polityce firmy korzystającej z platformy. Docelowo platforma będzie rozwijać ustawienia retencji i eksportu danych.
8. AI i automatyzacja
Funkcje AI mogą pomagać w pisaniu wiadomości, tłumaczeniach, analizie dokumentów i przygotowaniu podpowiedzi operacyjnych. Wyniki AI mają charakter pomocniczy i powinny być sprawdzane przez użytkownika przed wysłaniem lub użyciem w decyzjach operacyjnych.
Platforma nie powinna samodzielnie podejmować istotnych decyzji prawnych, finansowych lub kadrowych wobec osób bez udziału człowieka.
9. Prawa osób
Osoby, których dane dotyczą, mogą żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu lub wycofania zgody w przypadkach przewidzianych prawem.
Jeżeli dane są przetwarzane na rzecz firmy korzystającej z platformy, żądanie może wymagać obsługi przez tę firmę jako administratora danych. Spedytor AI może wspierać klienta technicznie w odnalezieniu, eksporcie lub usunięciu danych.
10. Bezpieczeństwo
Projekt platformy zakłada logowanie użytkowników, role i uprawnienia, izolację danych firm, audyt działań, ograniczenie publicznego trackingu, wygaszanie live GPS po zakończeniu transportu oraz ostrożne przechowywanie sekretów integracji.
Nie należy przesyłać do platformy danych, do których firma nie ma prawa albo które nie są potrzebne do obsługi transportu.