Przewodnik dla firm transportowych
RODO, dane kierowców i monitoring GPS
AISpedytor wspiera firmę w obsłudze transportu, lecz to firma zwykle decyduje o celach monitoringu kierowcy, zakresie danych i osobach uprawnionych. Ta strona wyjaśnia podział odpowiedzialności i podstawowe zasady bezpiecznej konfiguracji.
1. Administrator i podmiot przetwarzający
Firma korzystająca z AISpedytor jest co do zasady administratorem danych swoich pracowników, kierowców, klientów i kontrahentów, jeżeli sama ustala cele i sposób ich wykorzystania.
AISpedytor działa jako podmiot przetwarzający w zakresie danych powierzonych przez firmę do obsługi platformy. Dla danych zbieranych bezpośrednio na potrzeby konta, bezpieczeństwa usługi, kontaktu i rozwoju produktu operator AISpedytor może działać jako odrębny administrator.
2. Monitoring GPS i zasada minimalizacji
Lokalizacja może stanowić daną osobową, jeżeli można ją powiązać z kierowcą. Firma powinna określić konkretny cel, podstawę prawną, czas monitoringu, okres przechowywania i krąg osób mających dostęp.
Nie należy zbierać lokalizacji częściej ani dłużej, niż wymaga tego obsługa transportu, bezpieczeństwo pojazdu lub inny jasno określony cel.
3. Obowiązek informacyjny wobec kierowcy
Przed uruchomieniem monitoringu firma powinna przekazać kierowcy własną informację zawierającą dane administratora, cele, podstawy prawne, zakres odbiorców, retencję, ewentualne transfery oraz przysługujące prawa.
Sama instalacja aplikacji albo urządzenia nie zastępuje obowiązku informacyjnego pracodawcy lub zleceniodawcy.
4. Link dla klienta
Link statusowy powinien ujawniać tylko informacje potrzebne klientowi do śledzenia konkretnego transportu. Nie powinien zawierać prywatnego czatu, notatek wewnętrznych, danych innych zleceń ani informacji niezwiązanych z realizacją przewozu.
Po zakończeniu transportu dostęp do bieżącej lokalizacji powinien zostać wygaszony albo ograniczony zgodnie z konfiguracją firmy.
5. Tachograf, DDD i dokumenty
Dane tachografu, czasu pracy, CMR/POD i kosztów mogą podlegać odrębnym obowiązkom prawnym i okresom przechowywania. Firma powinna ustalić je dla własnego procesu, a dostęp nadawać wyłącznie osobom, które potrzebują danych do pracy.
6. DPIA i analiza ryzyka
Przy systematycznym monitorowaniu na większą skalę, łączeniu wielu źródeł danych lub wysokim ryzyku dla kierowców firma powinna ocenić konieczność przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).
7. Prawa osoby i kontakt
Kierowca może realizować prawa dotyczące danych przede wszystkim wobec swojej firmy jako administratora. AISpedytor wspiera firmę technicznie w wyszukaniu, eksporcie, ograniczeniu lub usunięciu danych.
Pytania dotyczące działania platformy i prywatności można kierować na biuro@aispedytor.eu.